Jeżeli więc pracownik nabywa przykładowo w styczniu 2022 r. prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2021 r., to stosujemy współczynnik z 2022 r. Z kolei jeśli pracownik zyskał uprawnienie do ekwiwalentu jeszcze w 2021 r., ale jego wypłata nastąpiła dopiero w styczniu 2022 r., to trzeba zastosować współczynnik Aby obliczyć współczynnik ekwiwalentu za urlop, należy od wszystkich dni w danym roku kalendarzowym odjąć dni wolne od pracy, a następnie wynik podzielić przez dwanaście miesięcy. W roku 2021 współczynnik ekwiwalentu to 21,00. Jak to obliczyć? Od 365 dni w roku należy odjąć 52 niedziele, 52 soboty i 9 dni świątecznych. Kary za niewykorzystanie urlopu w terminie. Należy też pamiętać, że nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone sankcją grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000 zł. Jeżeli zatem pracodawca nie dopilnuje, aby w pierwszej kolejności wykorzystany Kalkulator służy do obliczania kwoty ekwiwalentu urlopowego. Zasady szczegółowe ustalania ekwiwalentu urlopowego określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Do jakich celów jeszcze służy współczynnik urlopowy. Oprócz obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy współczynnik urlopowy stosowany jest także do obliczania wynagrodzenia, odszkodowania i innych należności ustalanych w wysokości wynagrodzenia za jeden dzień lub wielokrotności wynagrodzenia za jeden dzień, a także kwoty, o którą dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia ekwiwalent urlop koszty uzyskania. 17.10.2023 Parametry i wskaźniki 2023: Pracownik Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe Darmowy wniosek o udzielenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. do pobrania. Pobierz wzór wniosku o udzielenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w formacie docx lub pdf. Więcej informacji na temat ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przeczytasz na naszym blogu. W roku szkolnym 2020/2021 korzystał z 14 dni urlopu wypoczynkowego w okresie ferii zimowych od 4 do 17 stycznia 2021 r. W takim razie przysługuje mu ekwiwalent za 20 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, zgodnie z wyliczeniem: urlop proporcjonalny za 6 m-cy zatrudnienia: 5,6 dni x 6 m-cy = 33,6 dni, po zaokrągleniu 34 dni, „Uznaje się, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, gdyż z tym dniem pracownik nabywa do niego prawo” – wyjaśnia. Według PIP ukształtowany w doktrynie prawa pracy pogląd potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 1996 r. W ostatnim czasie zapadł kolejny korzystny wyrok dla policjanta w sprawie naliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (wyrok WSA w Gliwicach z dnia 6 lipca 2022 r., III SA/Gl 1292/21). Podobnie jak w wielu innych tak i w tej sprawie policjant zaskarżył decyzję Komendanta Miejskiego Policji a następnie Komendanta IdJK. Urlop to czas, na który większość z nas czeka z niecierpliwością. Niekiedy zdarza się jednak, że w natłoku pracowniczych zadań, nie jesteśmy w stanie w pełni wykorzystać dni urlopowych, które nam przysługują. Zazwyczaj odbieramy je w późniejszym terminie, ale co zrobić w sytuacji, gdy nasza umowa o pracę wygasa? Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i w jaki sposób się go oblicza? Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop? Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to rekompensata w formie pieniężnej, którą pracownik ma prawo otrzymać. Ekwiwalent wypłacany jest w sytuacji, gdy nie udało nam się wykorzystać wszystkich dni urlopowych, które nam przysługiwały, a stosunek pracy zostaje rozwiązany lub też wygasa, z zaznaczeniem, że strony nie mają zamiaru podpisania kolejnego stosunku pracy. Wypłata takiego ekwiwalentu jest uregulowana prawnie i zapisana w Kodeksie pracy. Warto wiedzieć, że każdy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi taki ekwiwalent, jeżeli nie ma możliwości wykorzystania przysługujących dni urlopowych. Jedynym wyjątkiem od reguły, zgodnie z artykułem Kodeksu pracy, jest sytuacja, w której strony postanawiają wykorzystać zaległy urlop w ramach kolejnej umowy. Istotne jednak jest to, aby kolejna umowa została zawarta z tym samym pracodawcą i bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Pracodawca powinien wypłacić nam ekwiwalent za niewykorzystany urlop w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę czyli w ostatnim dniu naszego zatrudnienia. Pracownik nie może się zrzec ekwiwalentu za urlop. Nie ma również możliwości przeniesienia urlopu pomiędzy dwoma podmiotami tj.: obecnym oraz przyszłym pracodawcą. Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop? W celu wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy wziąć pod uwagę kilka elementów, zarówno stałych, jak i zmieniających się w każdym roku. Ze szczegółami obliczania takiego ekwiwalentu możemy zapoznać się w Państwowej Inspekcji Pracy. W skrócie należy przemnożyć liczbę godzin, które przysługują nam w ramach urlopu, przez kwotę wynagrodzenia, jaką otrzymujemy za 1 godzinę pracy. Jak jednak uzyskać te dane? Po pierwsze obliczanie ekwiwalentu należy rozpocząć od wyliczenia wysokości wynagrodzenia, które przysługuje nam za 1 dzień pracy. Do tego wyliczenia potrzebny będzie nam tzw. współczynnik ekwiwalentu, który jest inny dla każdego roku kalendarzowego. Na początek należy od liczby dni w danym roku odjąć wszystkie niedziele, święta oraz dni, które są ustawowo wolne od pracy. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12. Sposób w jaki oblicza się współczynnik ekwiwalentu jest uregulowany w § 19. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Ważne jest również to, że nawet w przypadku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z roku poprzedniego/lat poprzednich, współczynnik ekwiwalentu obliczamy dla roku bieżącego. Przykład – dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu w 2019 roku: Liczba dni w danym roku = 365 Liczba dni wolnych od pracy = 114 Współczynnik ekwiwalentu = (365 – 114): 12 = 20,92 Uwaga! W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin wartość współczynnika należy proporcjonalnie obniżyć do czasu pracy danego pracownika. W 2019 roku dla zatrudnienia na 3/4 etatu współczynnik ekwiwalentu wynosi dla 1/2 etatu – 10,46, dla 1/3 etatu – 6,97, a dla 1/4 etatu – 5,23. Do obliczeń potrzebna również będzie tzw. podstawa wymiaru czyli przeciętne wynagrodzenie danego pracownika. Uwzględnia się tutaj nie tylko pensję pracownika, ale także wszystkie dodatki. Wynagrodzenie składa się z 3 elementów: stawki miesięcznej, która ma stałą wysokość (w tym stałe składniki wynagrodzenia tj. dodatki stażowe, funkcyjne, stała miesięczna premia regulaminowa). Do obliczenia ekwiwalentu brana jest pod uwagę stawka miesięczna z miesiąca, w którym zostało nabyte prawo do ekwiwalentu (gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany lub wygasa w trakcie danego miesiąca to jako podstawę ekwiwalentu uwzględnia się pełne miesięczne wynagrodzenie), składników zmiennych, które przysługują za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Są to prowizje, premie miesięczne, wynagrodzenie za pracę w ramach nadgodzin, wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych. Składniki te muszą być wypłacone w okresie 3 miesięcy, które poprzedzają miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Są one uwzględniane w podstawie ekwiwalentu w średniej wysokości z okresu tych 3 miesięcy, składników zmiennych, które przysługują za okresy dłuższe niż 1 miesiąc – są to premie kwartalne lub roczne. Składniki te muszą być wypłacone w okresie 12 miesięcy, które bezpośrednio poprzedzają miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Są one uwzględnianie w podstawie ekwiwalentu w średniej wysokości z tych 12 miesięcy. Otrzymaną kwotę miesięcznego wynagrodzenia dzielimy przez otrzymany współczynnik ekwiwalentu. W taki sposób otrzymujemy kwotę wynagrodzenia, które przysługuje nam za 1 dzień pracy. Kolejny etap to obliczenie stawki godzinowej. W tym celu otrzymaną kwotę za 1-dniowe wynagrodzenie dzielimy przez 8 godzin. Na koniec musimy uzyskać liczbę dni, za które przysługuje nam ekwiwalent. W tym celu należy podzielić liczbę dni urlopowych, które nam przysługują za cały rok (czyli 20 lub 26 w zależności od stażu pracy) przez liczbę miesięcy w roku czyli 12. Ważne jest, aby otrzymaną liczbę zaokrąglić do góry. Następnie otrzymany wynik należy przeliczyć na godziny. Dla uproszczenia obliczeń ekwiwalentu zostały stworzone kalkulatory on-line, które w szybki sposób pozwolą nam na otrzymanie potrzebnych danych. W celu wyliczenia ekwiwalentu należy podać kilka wartości tj.: podstawę wymiaru świadczenia, liczbę godzin urlopu, wymiar czasu pracy, a do tego wskazać obowiązującą normę dobową oraz wybrać dany rok. Rozwiązanie umowy o pracę – jak liczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowyDokument Pracownik do 31 marca 2020 r. miał pełny etat i zł brutto, a od 1 kwietnia 2020 r. pełny etat i zł brutto. W dniu 31 grudnia 2020 r. rozwiązałam z nim umowę o pracę, ale miałam do wypłacenia ekwiwalent za niewykorzystany urlop za 2018 roku, 2019 rok i 2020 rok. Czy za wszystkie te dni powinnam była policzyć podstawę w wysokości wynikającej z ostatniego dnia zatrudnienia, tj. czy analogicznie za lata poprzednie (2018–2019) oraz do 31 marca 2020 r. powinnam zastosować podstawę sprzed podpisania aneksu do umowy?Pozostało jeszcze 82 % treściAby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp. Ekwiwalent pieniężny wypłacany jest każdemu pracownikowi za niewykorzystany przez niego urlop wypoczynkowy, jeśli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny powinien zostać wypłacony pracownikowi w ostatnim dniu pracy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak obliczyć? Rozliczenie ekwiwalentu pieniężnego to nasz #20 niefortunny przypadek w dziale kadrowo-płacowym, który omawiamy dla Ciebie razem z iPersonel. Tradycyjnie zadbaliśmy o merytoryczne wyjaśnienia i praktyczne przykłady. Dzięki temu zdobędziesz wiedzę i bezbłędnie rozliczysz swoich pracowników. Z treści artykułu dowiesz się: czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest jedynie w przypadku rozwiązania umowy, w jaki sposób ustalić współczynnik urlopowy,jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,w jaki sposób ustalić wynagrodzenie ze zmiennych składników wynagrodzenia,w jaki sposób zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę do ekwiwalentu,czym jest “dopełnienie”,w jakich sytuacjach nie jest wymagana wypłata ekwiwalentu pieniężnego? Urlop wypoczynkowy jest jednym z przywilejów przysługujących pracownikom na mocy przepisów Kodeksu pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest tylko i wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, jeśli pracownik z różnych względów nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia. Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy? W sytuacji, w której pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, czyli poprzez faktyczne skorzystanie z dni wolnych od pracy, a nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi zadośćuczynienie w postaci ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest niezależna od przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Niezależnie od trybu rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, pod warunkiem, że nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Umowa o pracę może również wygasnąć. Wygaśnięcie umowy o pracę rodzi obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, wygaśnięciem jest sytuacja, w której: pracownik zmarł,pracodawca zmarł,pracownik jest nieobecny w pracy co najmniej 3 miesiące z powodu tymczasowego aresztowania. W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym prawo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego przechodzi na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – współczynnik urlopowy Współczynnik urlopowy jest pojęciem funkcjonującym na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika ustalonego dla pełnego etatu, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Współczynnik urlopowy w 2021 roku wynosi 21, zgodnie z wyliczeniem:[365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 21. W przypadku osoby zatrudnionej na 1/2 etatu współczynnik urlopowy uwzględnianiu przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi: 10,5 (21 x 0,5). Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak obliczyć? Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z tymi przepisami składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Przykład 1 Pracownik rozwiązał umowę o pracę w dniu 31 sierpnia 2021. W związku z brakiem możliwości wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za 5 dni (5 dni x 8 godzin = 40 godzin) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej wysokości, tj. 5000 zł brutto. 5000 zł / 21 (współczynnik urlopowy) = 238,10 238,10 / 8 godzin = 29,76 zł 29,76 zł x 40 godzin = 1190, 40 zł Zmienne składniki wynagrodzenia Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu, a składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Przykład 2 Pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w dniu 31 sierpnia 2021, pozostało do wykorzystania 80 godzin urlopu wypoczynkowego, za które pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop. Wynagrodzenie pracownika zostało ustalone w stawce godzinowej: – do 31 maja 2021 w wysokości 22 zł za godzinę, – od 1 czerwca 2021 w wysokości 30 zł za godzinę. Pracownikowi przysługuje również premia regulaminowa w wysokości 30% wynagrodzenia przysługującego pracownikowi do wypłaty. ETAP I W okresie 3 miesięcy poprzedzających wypłatę ekwiwalentu: w maju 2021 pracownik przepracował 19 dni i otrzymał wynagrodzenie: – wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3344 zł (22 zł x 152 godzin przepracowanych) – premię regulaminową w wysokości 1003,20 zł (3344 zł x 30%) – normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 330 zł (22 zł x 15 godzin) – dodatek za godziny nadliczbowe 165 zł (22 zł x 50% x 15 godzin) w czerwcu pracownik przepracował 21 dni i otrzymał wynagrodzenie: – wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5040 zł (30 zł x 168 godzin przepracowanych) – premię regulaminową w wysokości 1512 zł (5040 zł x 30%) – normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 270 zł (30 zł x 9 godzin) – dodatek za godziny nadliczbowe 135 zł (30 zł x 50% x 9 godzin) w lipcu 2021 pracownik przepracował 16 dni (powinien przepracować 22 dni) i otrzymał wynagrodzenie: – wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3840 zł (30 zł x 128 godzin przepracowanych) – premię regulaminową w wysokości 1152 zł (3840 zł x 30%) W jaki sposób zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę do ekwiwalentu? W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia o charakterze zmiennym lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed dniem wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop lub w miesiącu wypłaty tego ekwiwalentu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian, co w rezultacie prowadzi do ustalenia zmiennych składników zgodnie z bieżącymi warunkami płacowymi. Przepisy rozporządzenia wskazują, że za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by uzyskał gdyby w tym czasie pracował. W związku z powyższym konieczne jest przeliczenie podstawy do ekwiwalentu za maj 2021, ponieważ w maju stawka wynagrodzenia za godzinę była ustalona na niższym poziomie aniżeli w pozostałych miesiącach uwzględnionych w podstawie do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop. ETAP II Przeliczenie podstawy do ekwiwalentu za maj 2021: wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4560 zł (30 zł x 152 godzin przepracowanych) – premię w wysokości 1368 zł (4560 zł x 30%) – normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 450 zł (30 zł x 15 godzin) – dodatek za godziny nadliczbowe 225 zł (30 zł x 50% x 15 godzin) “Dopełnienie” Jeżeli pracownik, którego wynagrodzenie składa się ze zmiennych składników wynagrodzenia, nie przepracował pełnego okresu, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru, np. z powodu choroby, wynagrodzenie za pracę faktycznie wypłacone pracownikowi za ten czas należy “dopełnić”. Dopełnienie wynagrodzenia polega na podzieleniu wynagrodzenia zasadniczego faktycznie uzyskanego w tym okresie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. ETAP III – wynagrodzenie zasadnicze: [(4560 zł + 5040 zł + 3840 zł) : (19 dni + 21 dni + 16 dni)] x (19 dni + 21 dni + 22 dni) = [13 440 zł / 56] x 62 = 14 880,00 zł – premia regulaminowa [(1368 zł + 1512 zł + 1152 zł) : (19 dni + 21 dni + 16 dni)] x (19 dni + 21 dni + 22 dni) = [4032 zł / 56] x 62 = 4464,00 zł ETAP IV W kolejnym kroku konieczne jest zsumowanie wynagrodzenia za pracę i dodatków za godziny nadliczbowe za maj, czerwiec, lipiec: – wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe 450 zł + 225 zł +270 zł + 135 zł = 1080,00 zł ETAP V Suma wszystkich zmiennych składników wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop: (14 880 zł + 4464 zł + 1080 zł) : 3 = 6808 zł ETAP VI Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się: dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy a następnie, dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie, mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Obliczenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy: 6808 zł : 21 (wskaźnik ekwiwalentu) = 324,19 zł 324,19 zł : 8 godzin = 40,52 zł 40,52 zł x 80 godzin niewykorzystanego urlopu = 3241,60 zł Brak wypłaty ekwiwalentu Pracodawca nie zawsze jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dzieje się tak w momencie przedłużenia pracownikowi umowy o pracę, poprzez zawarcie bezpośrednio po zakończonej umowie o pracę, kolejnej umowy o pracę. Jeśli strony zawartego stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, to nie ma konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Pracownicy często decydują się na takie rozwiązanie, ponieważ zależy im na zachowaniu dni urlopu wypoczynkowego. Nie ma możliwości jednoczesnego zachowania prawa do dni urlopu wypoczynkowego i otrzymania wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Jeśli strony nie postanowią o wykorzystaniu urlopu w trakcie przedłużonego stosunku pracy, pracownikowi będzie przysługiwała wypłata ekwiwalentu pieniężnego, w zamian za dni urlopu wypoczynkowego otrzyma wynagrodzenie. Zatrudnianie pracowników w systemie HR iPersonel Gdy zatrudniasz pracowników – masz do wypełnienia mnóstwo zadań, by wszystko było zgodnie z przepisami. Obowiązków jest sporo, a ich spełnienie to czasochłonny proces. Niestety często także żmudny. Naszym celem jest ułatwienie realizacji tych zadań. Oprogramowanie HR pomaga użytkownikowi na każdym etapie. Przygotowanie kompletu dokumentów, naliczanie wynagrodzenia, spełnienie wymogów RODO, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a także wypłatę prawidłowo naliczonego ekwiwalentu pieniężnego. Z iPersonel zrealizujesz listę zadań, a dzięki automatyzacji zaoszczędzisz mnóstwo czasu i unikniesz pomyłek. Stawiamy na proste i intuicyjne rozwiązania. Sprawdź: Zatrudnianie pracowników w systemie HR iPersonel Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy oznacza, że świadczenie to wypłacane jest po terminie. W konsekwencji, zgodnie z przepisami podatkowymi, może być zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostało wypłacone, a nie w miesiącu, za który jest należne. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację poselską. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w kosztach podatkowych Sprawa momentu uznania za koszt podatkowy po stronie pracodawcy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i innych świadczeń pracowniczych wypłaconych pracownikom za ostatni miesiąc stosunku pracy była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 24204. Poseł Paweł Bejda skierował niniejszą interpelację w związku ze zgłoszeniami kierowanymi przez zaniepokojonych podatników, dotyczącymi momentu uznania za koszt podatkowy po stronie pracodawcy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i innych świadczeń pracowniczych wypłaconych pracownikom za ostatni miesiąc stosunku pracy. Uwagi ogólne zawarte w interpelacji: zgodnie z art. 152 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Powyższe oznacza, że prawo do urlopu jest prawem niezbywalnym, a pracodawca zobowiązany jest do planowania pracy w taki sposób, aby pracownik miał możliwość jego wykorzystania w przysługującym mu wymiarze (zasadniczo 20 lub 26 dni). Urlopu wypoczynkowego należy więc udzielić pracownikowi „w naturze” (pracownik powinien go po prostu wykorzystać), a jedynym odstępstwem od tej zasady jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Niniejszą kwestię uregulowano w przepisach prawa pracy, tj. art. 171 Kodeksu pracy, zgodnie z którym: w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Wydatek związany z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Przedmiotowe ekwiwalenty podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych na tych samych zasadach, jak wynagrodzenia ze stosunku pracy. Ekwiwalenty te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, ww. ekwiwalenty podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Powyższe wynika z art. 15 ust. 4g oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, ze zm.), (dalej: „ustawa o CIT”) i odpowiednio art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zm.) (dalej: „ustawa o PIT”). Ponadto zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi w rozumieniu przepisów przychód ze stosunku pracy i zgodnie z tym obowiązkowo podlega oskładkowaniu. Przepisy Kodeksu pracy nie określają terminu, w którym należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jednak w orzecznictwie sądowym ugruntowany jest pogląd, że pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop, w ostatnim dniu zatrudnienia. Nie ma w tym przypadku znaczenia termin wypłaty wynagrodzenia określony w wewnętrznych regulaminach firmy. Terminy wypłaty wynagrodzenia dotyczą osób, które pozostają z pracodawcą w stosunku pracy. Podkreślono to w wyroku Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00): "Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania umowy o pracę – zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze (art. 171 § 1 pkt 1 KP). W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent. Ekwiwalent przysługuje za urlopy nieprzedawnione w chwili powstania do niego prawa". Takie samo stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 1 marca 2017 r. (II BP 11/15) "Z przepisu art. 171 § 1 w sposób nie budzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie” terminu w rozumieniu art. 455 Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek)". Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy - wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W praktyce również większość regulaminów wynagradzania obowiązujących u pracodawców przewiduje wypłatę wynagrodzenia za pracę do 10 dnia miesiąca następnego, a postanowienia te dotyczą zarówno wynagrodzenia w trakcie istnienia stosunku pracy, jak i za ostatni miesiąc jego istnienia wypłacane już po ustaniu stosunku pracy. Taka praktyka wynika między innymi z powodów technicznych i informatycznych i kłopotów jakie dla pracodawcy zwłaszcza zatrudniającego wielu pracowników stanowiłoby rozliczanie osobno wynagrodzeń pracowników, których stosunek pracy ustał w danym miesiącu, jak i pracowników, których stosunek pracy jest kontynuowany. Przepisy Kodeksu pracy nie ustalają jednak wprost daty obowiązku wypłaty wynagrodzenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania miesiąca. W świetle wskazanego orzecznictwa sądowego termin wypłaty przewidziany w treści umowy lub regulaminu wynagradzania nie obowiązuje po ustaniu stosunku pracy, gdyż postanowienia umowy/regulaminu regulują sytuację aktualnych, a nie byłych pracowników. Takie stanowisko przyjmuje również minister pracy i polityki społecznej Jolanta Fedak w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 z dnia 16 września 2010 roku wskazała: „(...) Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również, moim zdaniem, dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego ˝rozliczeniu się˝ z obowiązków wynikających z zakończonej umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, jestem zdania, że w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest, moim zdaniem, możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych”. Mając powyższe na uwadze wydaje się, iż przyjąć należy, iż terminem wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz innych świadczeń pracowniczych za miesiąc, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy jest dzień ustania tego stosunku, a nie określony w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy (regulaminach wynagradzania) termin wypłaty wynagrodzenia za pracę w trakcie istnienia stosunku pracy. W praktyce jednak w większości przypadków wynagrodzenie za ostatni miesiąc pracy byłym pracownikom jest dość powszechnie wypłacane wraz z wynagrodzeniem aktualnych pracowników, tj. do 10 dnia miesiąca następującego. Powyższe budzi jednak wątpliwości co do momentu ujęcia w kosztach podatkowych pracodawcy (w świetle przytoczonych na wstępie przepisów ustawy PIT/CIT) kosztów świadczeń pracowniczych (w tym ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy) wypłaconych przez pracodawcę byłym pracownikom za miesiąc, w którym doszło do ustania stosunku pracy, w sytuacji gdy wypłacone one zostały wraz z wynagrodzeniami pracowników kontynuujących zatrudnienie zgodnie z postanowieniami obowiązującego u pracodawcy regulaminu wynagradzania, tj. do 10 dnia kalendarzowego miesiąca następującego. Poseł zwrócił się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania: Czy w sytuacji, gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnętrzne (np. regulamin wynagradzania) przewidują termin wypłaty wynagrodzenia za pracę (i innych świadczeń pracowniczych) do 10 dnia kalendarzowego miesiąca następującego i w ty samym terminie pracodawca wypłaca również ekwiwalenty za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe i inne świadczenia pracownicze pracownikom, których stosunek pracy ustał w danym miesiącu - przedmiotowe wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu ustania stosunku pracy, tj. w miesiącu za który są należne, czy też w miesiącu kolejnym, w którym zostają faktycznie wypłacone pracownikom w terminie wynikającym z przepisów regulaminu wynagradzania (mimo, iż w świetle wskazanego orzecznictwa sądowego powinny być one wypłacane w dniu ustania stosunku pracy, a nie według określonych w regulaminie wynagradzania zasad wypłaty świadczeń pracowniczych dla pracowników nadal zatrudnionych? Czy minister finansów planuje podjęcie działań mających na celu doprecyzowanie przepisów prawa podatkowego w celu uchylenia opisanych wątpliwości i doprecyzowania, iż świadczenia pracownicze należne za miesiąc, w którym ustał stosunek pracy podlegają ujęciu w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy za miesiąc za który są należne, tj. ostatni miesiąc zatrudnienia tylko jeśli zostaną wypłacone w tym miesiącu, lub też wydanie interpretacji ogólnej dotyczącej opisanej sytuacji? Jak wyjaśnił podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Jan Sarnowski, z treści interpelacji wynika, że kwestia terminu w jakim ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony nie została uregulowana w obowiązujących przepisach z zakresu prawa pracy. Potwierdza to między innymi orzecznictwo Sądu Najwyższego, jak i stanowisko Minister Pracy i Polityki Społecznej Jolanty Fedak w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 z dnia 16 września 2010 roku, na które powołuje się w swoim wystąpieniu pan poseł. W piśmie z 1 lipca 2021 r. znak sprawy: Pani Iwona Michałek Sekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii, ustosunkowując się do interpelacji pana posła przedstawiła następujące wyjaśnienia: "Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy1 w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dacie ustania stosunku pracy. Z tym dniem prawo do urlopu wypoczynkowego przekształca się w ekwiwalent za urlop. Potwierdza to także orzecznictwo sądowe. Na przykład w wyroku z dnia 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00), Sąd Najwyższy stwierdził, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe. Także w wyroku z dnia 1 marca 2017 r. (II BP 11/15) Sąd Najwyższy przyjął, że z przepisu art. 171 § 1 w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie" terminu w rozumieniu art. 455 Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek). Dodatkowo pragnę dodać, że w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego nie budzi także wątpliwości, jaki jest termin wypłaty niektórych innych należności przewidzianych przepisami prawa pracy jak odprawa pieniężna przewidziana przepisami o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn nieleżących po ich stronie czy odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę (art. 361 W obu przypadkach prawo do tych świadczeń staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, a więc także i w tym dniu powinno być spełnione, poprzez wypłatę świadczeń uprawnionemu pracownikowi (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 października 1999 r., I PKN 320/99; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 1990 r., I PR 297/90). W świetle powyższego wyrażam pogląd, że dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, w tym nabytego z tym dniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Nie ma przy tym znaczenia, że u danego pracodawcy termin wypłaty wynagrodzenia jest inny (późniejszy) niż dzień ustania stosunku pracy. Najczęściej dotyczy to sytuacji gdy rozwiązanie stosunku pracy ma miejsce ostatniego dnia miesiąca a wypłata wynagrodzenia jest ustalona na pierwsze 10 dni kolejnego miesiąca. W takich przypadkach pracodawca powinien odpowiednio wcześniej podjąć stosowne działania w celu przygotowania i dokonania takiej wypłaty w dniu ustania stosunku pracy". Odnosząc powyższe do skutków podatkowych w zakresie daty poniesienia kosztu podatkowego, zauważyć należy, że przepisy prawa podatkowego mają w tym zakresie charakter wtórny. Jednocześnie podkreślić też należy, że są one jednoznaczne i nie wymagają zmiany. Mianowicie, jak stanowią przepisy ustawy PIT2, oraz ustawy CIT3, należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Podkreślić również należy, że norma ta dotyczy wszystkich należności ze stosunku pracy (wynagrodzenia zasadniczego, premii, nagród, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop), niezależnie od tego czy należne są w trakcie trwania stosunku pracy, czy też w związku z zakończeniem stosunku pracy. Tworzenie dodatkowej normy, która miałaby dotyczyć wyłącznie świadczeń związanych ze stosunkiem pracy w związku z jego ustaniem nie jest więc uzasadnione. Przepisy podatkowe nie mogą natomiast określać, nawet pośrednio terminu, w jakim powinna nastąpić wypłata jakichkolwiek świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, w tym tych należnych za ostatni miesiąc zatrudnienia. Te kwestie mogą regulować wyłącznie przepisy z zakresu prawa pracy. Z tych względów, trudno również znaleźć uzasadnienie dla wydania w tym przedmiocie interpretacji ogólnej przepisów prawa podatkowego, gdyż nie mogłaby ona rozstrzygać, kiedy powinna nastąpić wypłata określonych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, a tego zdaje się dotyczą opisane w interpelacji wątpliwości. Biorąc pod uwagę powołane orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz przedstawione wyżej stanowisko Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii uznać należy, że wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy oznacza, że świadczenie to wypłacane jest po terminie. W konsekwencji, zgodnie z przepisami podatkowymi, może być zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostało wypłacone, a nie w miesiącu, za który jest należne. _______________________ 1 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) 2 Art. 12, art. 22 ust. 6ba oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.). 3 Art. 15 ust. 4g oraz ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( z 2020 r. poz. 1406 z późn. zm.).